La enfermedad más expandida en España, por encima del sarampión, la gripe o la gastroenteritis, es la reunionitis. Sin embargo, ¡hay una vacuna y la he encontrado!

 

reunionitis

De repente, tu teléfono inteligente resulta MUY interesante. Es muy posible que estés en medio de una reunión tediosa. Has mirado 2 veces tu reloj en un minuto y estás pensando: “Si Michel vuelve a plantear otra pregunta, me ahorco con la corbata”. Es hora de transformar tus reuniones de “coordinación”.

 

Son los síntomas de la reunionitis y no deberíamos ignorarlos. Si no hacemos nada, la empresa puede acabar enferma.


La reunionitis “aguda”causa estragos en Francia


 

Para empezar, vamos a darte algunas cifras, para consolarte y demostrarte que no eres el único que pasa por este calvario. Según un estudio publicado el 6 de junio de 2017 por la empresa de estadística OpinionWay:

 

  • Los empleados franceses pasan una media de 4,5 horas por semana reunidos.
  • En el caso de los directivos, ¡la cifra se dobla!
  • Sin embargo, los empleados consideran que solo la mitad (el 52 %) de estas reuniones son productivas
  • Y “solo una de cada 4 reuniones culmina en una toma de decisión.”

 

¡Vaya! Frente a esta epidemia, estamos desarmados. Y para más inri, más de 4 de cada 10 empleados (44 %, para ser exactos), se sumergen en su teléfono inteligente u ordenador para evadirse durante estas reuniones.

 

El problema es que, mientras asistimos a reuniones, el mundo no deja de girar. Incluso podríamos decir que gira más rápido. Con la digitalización de la economía, los cambios se aceleran

 


La cura


 

Los modelos económicos han cambiado. Una organización jerárquica y piramidal, con una cadena de mando que va de arriba hacia abajo, funciona, quizás, para la gestión de cadenas de montaje. Pero no es así como se puede innovar. ¡Es hora de colaborar!

 

Sin embargo, la colaboración debe ser EFICAZ. La reunión es la herramienta para coordinar las intenciones, las informaciones y las sinergías. Entonces, ¿qué hace que una reunión sea mortalmente aburrida? Algunos dirán que la falta de un orden del día establecido, o de objetivos claramente definidos. Pero eso solo roza la superficie.

 

Es mucho más profundo y sencillo. Lo que provoca el fracaso es la falta de interés. Pero seamos más precisos.

 

El ingrediente que falta, es la dedicación.

 

Resulta algo estúpido, pero en el fondo, sabemos que PONEMOS interés y vida en las cosas. Si cada colaborador contribuye con gran dedicación y aportaciones a la reunión, esta cobra interés y “vida”. Sin embargo, para que el remedio funcione, hay que fomentar la participación, y ahí entra en juego el ingenio del doctor.

 


Botiquín de primeros auxilios para reanimar tus reuniones


 

Si quieres reavivar el interés, toma una gran hoja de papel en blanco y saca los rotuladores de color. Invita a todo el mundo a situarse alrededor de la hoja, y lánzate a la aventura. El índice de participación de tus colaboradores subirá como la espuma. ¿Por qué? Porque es divertido. ¿Quién dijo que el trabajo debe ser pesado?

 

¿Qué hay dentro del botiquín de primeros auxilios para reavivar una reunión de trabajo?

 

1 – FACILITACIÓN GRÁFICA

 

¿Qué es? Es la reproducción o materialización gráfica de una presentación o intercambio de un grupo. Se emplean técnicas de visualización.

 

Visualicemos la sala de reuniones.

 

  • En vez de utilizar el bolígrafo, utilicemos los rotuladores.
  • Dejamos de lado la toma de notas y dibujamos las ideas.
  • Cada participante trabaja en la realización de una sola y única representación gráfica.

 

Para empezar, es mejor recurrir a un facilitador gráfico, que actuará como caja de resonancia de las ideas de los colaboradores. Servirá de traductor de las ideas en imágenes, de director de orquesta que ordena y organiza las sinergias.

 

Veamos un ejemplo de facilitación gráfica realizado por Philippe Elie Kassabi:

¿Qué conseguirás con esta facilitación gráfica?

 

  • Verás tu trabajo con nuevos ojos
  • Podrás tomar consciencia del sentido o valor de tu labor
  • Interaccionarás con el resto de miembros del grupo, lo que genera un auténtico espíritu de equipo
  • Mejorarás de manera fácil la comunicación entre los colaboradores.

 

2 – EL MIND MAPPING:

 

Existen varias traducciones para este término: mapa mental, mapa de ideas, mapa cognitivo… En resumen, se trata de un esquema en forma de árbol que incluye una noción clave (en imagen o palabras) y que dispone de ramas que incorporan nuevas nociones o conceptos asociados.

 

El mind mapping pretende ser una forma de plasmar el pensamiento asociativo que une las ideas entre ellas y las ordena u organiza de manera jerárquica. Los usos son muy diversos, pero puede servir para tomar notas a modo de lluvia de ideas o brainstorming, para organizar un proyecto, para implantar una transición digital, etc.

 

Un ejemplo de mind mapping sería:

 

¿Cómo crear un mapa mental? Toma una hoja en blanco y escribe el tema en el centro. También puedes dibujarlo. A continuación, empieza a colocar los conceptos asociados alrededor, dejando que tu mente juegue con asociaciones creativas. A partir de las primeras ramas, desarrollarás ramilletes relacionando nuevos conceptos con otros.

 

  • El mind mapping es un método creativo para la toma de notas o el descubrimiento de nuevas ideas.
  • Este procedimiento hace posible que emerjan nuevos aspectos de una problemática:
  • rompe los viejos moldes de la escritura lineal y hace surgir relaciones insólitas.

 

3 – CAMBIAR EL ESPACIO DE REUNIÓN:

 

Tenemos la mala costumbre de utilizar espacios de reunión muy impersonales y con un mobiliario monótono. Algo similar a una consulta de un hospital.

 

Por ese motivo, el uso de un espacio amplio, con muebles estéticos y colores vivos y, si es posible, buenas vistas, es un elemento a tener en cuenta para crear una atmósfera de bienestar. Todo ello ayuda a abrir la mente a los colaboradores.

 

No es necesario estudiar Feng Shui. Pero hay que pensar que es un espacio de vida. Y no dudes en optar por un espacio más grande.

 

4 – UNA REUNIÓN SOBRE LAS REUNIONES

 

También podéis pedir ayuda a un especialista o actor para dinamizar tus reuniones. Es el momento de poner en escena algunas situaciones que nos encontramos sobre el terreno desde una perspectiva lúdica. También se pueden intercambiar los papeles e incluso invertir las relaciones jerárquicas.

 

  • La dinamización se basa en situaciones concretas.
  • Permite tomarse el espacio necesario y saludable
  • Puede dar pie a reflexiones sobre distintos problemas
  • Fomenta la comprensión mutua y los intercambios entre colaboradores.

 


En resumen, el espíritu de equipo.


 

Las olimpiadas y otras grandes competiciones mueven masas. Y es que, aunque haya sudor y lágrimas, grandes objetivos, retos y múltiples obstáculos a superar, ¡SE TRATA DE UN JUEGO! Como a ti, a mí me encanta jugar. El botiquín de primeros auxilios para reanimar las reuniones de trabajo tiene como objetivo principal hacer que la reunión sea divertida. ¿Y tú? ¿Cuáles son tus trucos?

 

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